7 Tips Sewa Ruang Meeting di Jakarta
Sewa Ruang Meeting – Bagaimana anda menjamu klien serta lokasi meeting ternyata bisa menentukan kesuksesan bisnis. Klien, rekanan, konsumen, atau calon investor terkadang sangat perhatian pada detail tempat pertemuan.
Kantor memang menjadi pusat pergerakan perusahaan, tapi ruang meeting terlalu formal terkadang kurang cocok untuk transaksi.
Dan ternyata ada banyak perusahaan yang belum memiliki kantor memadai. Terutama perusahaan rintisan bermodal terbatas atau perusahaan yang baru berdiri.
Dengan keuangan perusahaan yang masih labil, mereka lebih suka berkantor di rumah pribadi. Modal yang ada digunakan untuk pengembangan usaha, alih-alih menyewa atau membangun kantor sendiri.
Karena itu banyak perusahaan yang akhirnya memilih menyewa ruang meeting. Dengan ruangan yang lebih segar tapi tetap profesional, anda bisa berharap meeting bisa lebih hidup dan memberi hasil maksimal.
Alasan Sewa Ruang Meeting
Nah berikut ini beberapa alasan mengapa menyewa ruang meeting lebih menguntungkan dibanding rapat di kantor:
1. Menjaga privasi
Terkadang anda diharuskan melakukan rapat dengan topik sensitif yang tidak semua orang boleh tahu. Atau anda ingin bertemu dengan klien untuk closing bisnis bernilai besar. Sudah pasti anda membutuhkan suasana tenang dan tidak banyak gangguan.
Nah kalau ternyata ruangan di kantor tidak memungkinkan untuk “menjaga kerahasiaan”, tidak ada salahnya untuk hijrah sementara waktu dengan menyewa ruang meeting. Anda tinggal mencari ruang meeting dan menyewa sesuai kebutuhan.
2. Memberi suasana segar
Bekerja di kantor 8 jam sehari terkadang bikin jenuh juga lho. Akibatnya, kejenuhan membuat anggota tim tidak mampu mengeluarkan ide terbaiknya.
Nah untuk menghadirkan suasana segar dan lebih kreatif, anda bisa mengajak tim meeting di luar. Bahkan ada beberapa perusahaan yang lokasi meetingnya berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat lainnya.
Jadi kalau ada yang berpikir meeting di luar itu pemborosan, sebaiknya pertimbangkan lagi pemikiran itu.
Karena banyak perusahaan yang sadar bahwa meeting di luar justru memberi suasana lebih segar. Dan hal ini akan membuat orang lebih produktif dan mampu menghasilkan ide berkualitas.
3. Meyakinkan klien
Anda pasti tidak ingin lokasi meeting yang kurang representative membuat kalah sebelum bertanding. Karena lokasi meeting ternyata bisa mempengaruhi cara pandang klien terhadap perusahaan anda.
Biasanya mereka lebih terkesan saat meeting di kawasan elit atau pusat bisnis terkemuka. Apalagi kalau ruangan meeting tersebut didesain dengan sentuhan artistik. Sudah pasti klien lebih bersemangat dan terhindar dari kebosanan.
Mempersiapkan ruang meeting dengan maksimal juga membuat klien merasa dihargai. Dengan begitu, semakin mudah bagi perusahaan anda mendapat hasil meeting yang diinginkan.
4. Mendapat fasilitas lebih lengkap
Menyewa ruang meeting membuat anda bisa mengakses berbagai fasilitas canggih. Ini akan membantu rapat anda berjalan dengan lancar.
Dari proyektor LCD, layar plasma, serta fasilitas video dan audio canggih yang akan menambah kenyamanan meeting anda.
Dan jika anda memerlukan fasilitas tambahan seperti katering dan tempat makan, katakan saja. Semua akan disiapkan para staf. Anda tinggal datang dan fokus pada meeting.
5. Menghemat biaya operasional
Untuk perusahaan yang belum mampu menyewa kantor secara permanen, menyewa meeting room bisa menjadi solusi jitu.
Perusahaan hanya membayar biaya sewa meeting room seperlunya saja. Ini jelas lebih murah dibanding mengeluarkan biaya besar untuk sewa kantor.
Tidak hanya murah, tapi juga bisa menikmati berbagai fasilitas untuk meeting. Misalnya peralatan meeting, teleconference, wifi kecepatan tinggi, dll. Anda tinggal request fasilitas yang diperlukan dan pengelola meeting room akan menyiapkannya.
Tips sewa ruang meeting di Jakarta
Nah bagi perusahaan yang menjalankan bisnisnya di Jakarta, tentu sudah tidak asing dengan penyewaan meeting room. Dengan status sebagai pusat bisnis, kebutuhan tempat meeting di Jakarta jelas tak terhindarkan lagi.
Perusahaan di Jakarta membutukannya untuk berbagai aktivitas bisnis, seperti presentasi, negosiasi bisnis, hingga wawancara kerja.
Dan peluang ini ternyata dimanfaatkan para pemilik gedung untuk membuka usaha penyewaan ruang meeting. Tak heran kalau bisnis ini tiap tahunnya terus meningkat.
Suburnya bisnis penyewaan meeting room membuat pemilik bisnis memiliki banyak pilihan. Tapi di sisi lain harus lebih teliti dalam memilih dan memperhatikan detail. Bahkan tak jarang banyak pilihan membuat kita bingung.
Nah bagi anda yang sedang bingung memilih sewa ruang meeting di Jakarta, berikut ini beberapa hal yang dipertimbangkan sebelum menentukan pilihan.
1. Lokasi
Semua orang pasti ingin sewa ruang meeting di lokasi paling baik dan strategis. Lokasi strategis membuat semua peserta meeting bisa menjangkau dengan mudah. Hal ini penting agar tidak ada yang terlambat datang hanya karena kesulitan mengaksesnya.
Apalagi kalau yang terlambat itu orang penting, bisa-bisa meeting menjadi molor dan kurang efektif. Sudah pasti anda tidak ingin waktu terbuang sia-sia kan?
Lokasi strategis bisa dinilai dari apakah terletak di pusat bisnis atau pusat kota. Atau seberapa dekat ruang meeting dengan pemberhentian bus atau stasiun kereta.
Tidak semua pegawai berangkat dengan kendaraan pribadi. Sehingga lokasi yang jauh dari pemberhentian public transport bisa menyulitkan peserta datang tepat waktu.
Karena itu perusahaan-perusahaan besar biasanya memilih ruangan meeting yang berada di lokasi premium.
Tapi lokasi premium membuat budget anda membengkak. Nah untuk mengurangi budget, tidak mengapa kalau mau mencoba lokasi meeting agak pinggiran. Yang penting tidak ada yang kesulitan mengakses lokasinya.
2. Biaya sewa
Biaya sewa ruang meeting menjadi salah satu yang sangat penting dalam memilih ruang meeting. Biasanya perusahaan akan mencari ruang meeting dengan tarif di bawah budget.
Karena itu jangan malu untuk membandingkan antara satu penyedia ruang meeting satu dengan lainnya. Mintalah informasi secara detail apakah biaya tersebut sudah nett atau masih ada biaya lainnya.
Jangan sampai anda memilih yang murah tapi masih ada biaya ini itu yang pada akhirnya membengkakkan anggaran. Kalau gak ingin repot, anda bisa memilih pengelola yang menawarkan biaya nett.
Selain itu, anda juga bisa membandingkan apa yang akan anda dapatkan. Karena biasanya penyedia ruang meeting akan menawarkan beberapa paket ruangan dengan tarif berbeda-beda. Jadi ada baiknya anda memilih paket yang sesuai kebutuhan meeting.
Kalau ingin menekan biaya, bisa juga dilakukan dengan menyewa per jam. Jadi anda hanya membayar tidak lebih dari yang dibutuhkan.
Tapi pastikan peserta meeting bisa datang on time. Jangan sampai uang keluar sia-sia hanya karena terlambat datang.
3. Kelengkapan fasilitas
Bagaimanapun juga kelengkapan fasilitas mempengaruhi mood peserta meeting lho. Contohnya saja, bagaimana kalau ternyata ada big bos atau klien yang gak bisa hadir secara mendadak.
Apakah meeting harus ditunda? Gak bisa dong.
Kalau pengelola menyediakan fasilitas teleconference, anda tetap bisa melakukan conference call sehingga meetingpun tetap berjalan lancar.
Karena itu pastikan kalau sewa ruang meeting yang akan anda sewa menyediakan fasilitas yang lengkap. Semakin lengkap biasanya anda harus merogoh kas perusahaan lebih dalam.
Tapi setidaknya harus ada beberapa fasilitas standar seperti akses internet kecepatan tinggi, printer, peralatan telepon, LCD proyektor, papan tulis, flipchart, dan spidol.
Anda tidak bisa mengabaikan kelengkapan fasilitas ruang yang anda sewa, karena akan memberi kenyamanan dan membantu kelancaran meeting.
4. Desain ruangan
Kesuksesan meeting ternyata banyak dipengaruhi oleh desain ruangan lho. Karena secara psikologis, desain ruangan akan membentuk suasana hati dan kenyaman peserta.
Karena itu perhatikan dengan siapa anda akan meeting. Agar tujuan meeting lebih mudah tercapai, sesuaikan ruangan dengan tema meeting.
Kalau peserta meeting terdiri dari anak muda yang bekerja di perusahaan ber-culture santai, anda juga perlu memilih meeting room bersuasana santai pula.
Misalnya dengan memilih desain indoor garden yang dihiasi taman. Desain ruangan yang dipenuhi tanaman hijau ini akan menghadirkan suasana santai dan asri.
Atau kalau mau meeting dengan peserta wawancara kerja. Anda bisa memilih ruangan konferensi berukuran kecil. Dengan meja natural berbahan kayu dan jumlah kursi tidak terlalu banyak, sudah cukup membuat peserta interview merasa nyaman.
5. Suasana ruangan meeting
Apakah benar suasana ruang meeting bisa mempengaruhi hasil? Jelas bisa. Contoh ekstremnya, berada di ruangan meeting berukuran sempit dan berhimpitan pasti membuat orang cepat jenuh.
Sehingga mood peserta meeting ikut-ikutan memble. Nah kalau anda diharuskan meeting seharian? Terbayang kan suasana meeting di tempat tersebut.
Lain cerita kalau kita menjalani meeting di ruangan cukup luas, penerangan yang support, dan desain interior menarik. Mau sewa ruang meeting seharianpun, peserta akan menjalaninya dengan penuh semangat dan fokus.
Kalau anda sudah sering terlibat dalam meeting, pasti merasakan sendiri meeting di ruangan nyaman akan memberikan hasil jauh lebih baik.
6. Ukuran ruangan
Ruangan meeting berukuran besar tentu akan menelan biaya lebih besar pula. Jadi penting pula untuk mempertimbangkan jumlah peserta dengan ukuran ruangan.
Kalau ternyata peserta meeting tidak terlalu banyak, sebaiknya ambil ruangan ukuran minimalis dengan desain simpel.
Selain itu, perhatikan juga siapa yang akan hadir dalam meeting. Jika rapat dihadiri pembesar perusahaan, misalnya Direktur beserta jajaran direksi, jangan ragu memesan ruang meeting yang lebih elite dan mewah.
7. Kemudahan booking
Anda seharusnya tidak direpotkan dengan dengan urusan pemesanan ruangan. Karena sudah bukan jamannya anda harus datang ke lokasi hanya untuk booking ruangan meeting.
Dan kalau bisa booking via website atau aplikasi ponsel, ini akan meringankan anda dalam mencari ruang meeting. Anda tidak perlu datang ke kantor penyedia ruangan meeting. Dengan teknologi, anda bisa memesan dimana saja dan kapan saja.
Nah itu tadi 7 tips sewa meeting di Jakarta. Kalau anda merasa bosan dengan tempat meeting monoton, tidak ada salahnya mencoba untuk meeting di luar kantor. Tunggu apalagi? Anda tinggal searching, booking, dan segera menikmati sewa ruang meeting dalam suasana berbeda.
